Spotkanie było prowadzone przez prof. Monikę A. Kusiak – pomysłodawczynię i kierownika projektu. Obecność członków Rady Doradczej projektu PAAN-Poles Together w osobach: prof. Mariusza Majdańskiego – Z-cy dyrektora ds. Naukowych i Krzysztofa Otto Z-cy dyrektora ds. Polarnych i Technicznych z Instytutu Geofizyki PAN oraz prof. Tronda Torsvika – dyrektora- Centrum Ewolucji i Dynamiki Ziemi (CEED) przy Uniwersytecie Oslo, umożliwiła omówienie oraz ustalenie istotnych działań badawczych i administracyjnych, niezbędnych do dalszej realizacji projektu.

Znaczna część konferencji była poświęcona zaprezentowaniu bieżących aktywności w projekcie, począwszy od działalności promocyjnej poprzez finansową, administracyjną oraz organizacyjną. Nie zabrakło miejsca na zaprezentowanie wyników naukowych z prowadzonych prac badawczych, realizowanych w prestiżowych ośrodkach na świecie, podczas ekspedycji i prac terenowych np. na Grenlandii. Przedmiotem rozmów było też upowszechnianie wyników badań oraz działalność publikacyjna w ramach projektu.

Ostatnim punktem w programie było zwiedzanie Laboratorium Thermal Ionization Mass Spectrometry Laboratory (TIMS).